Как легко автоматизировать работу учебного центра

Учет учебного центра, будучи программой автоматизации, повышает эффективность собственно учета, сокращает трудозатраты и временные издержки, исключает человеческий фактор в ведении счетных операций и предоставляет аналитические отчеты для принятия управленческих решений.

Это коротко о преимуществах программы. Если говорить длиннее, то следует дать более подробное описание ее полезных качеств. Начинается учет с формирования функциональной базы данных, где вся информация распределена по трем основным блокам. Один из них содержит сведения о центре, нормативно-справочную информацию и является базовым в организации учета. Во втором блоке регистрируются текущие процессы, а в третьем подводятся все итоги и формируются отчеты, которые предоставляют повод для раздумий. База состоит, грубо, из базы клиентов и базы продаж.

База клиентов содержит сведения о них, в том числе персональные и контакты, их предпочтения и позволяет планировать работу по каждому клиенту, устанавливать сроки выполнения заданий и контролировать готовность, что, в первую очередь, удобно, руководителю. Добавление клиентов в базу не занимает много времени, так как этого подготовлено специальное окно регистрации, через которое вводятся все данные, а сам процесс занимает секунды, как, впрочем, и все остальные. Подобный принцип используется и в программе для спорта от разработчика УСУ.

При реализации учебного курса администратор открывает уже окно продаж для оформления операции, тоже удобное и позволяющее провести ее за время, клиентом не замеченное. Все продажи в виде электронных абонементов «оседают» в отдельной папке, формируя еще одну базу. В каждом абонементе указаны даты и наименование курса, часы и количество занятий, стоимость обучения.

Любой абонемент можно найти в массе накопленных за время работы по названию курса, клиенту, датам и пр. Все они имеют статус, обозначающий их состояние, например, действующий или закрытый, и могут быть по нему отфильтрованы, а также по периоду, курсу, преподавателю. Если у кого-то из учащихся есть задолженность по оплате или учебное пособие на руках, строка с его абонементом выделится красным шрифтом, чтобы администратор держал ситуацию под контролем.

Читайте также:  Учительница зашла навестить ученика, чью маму положили в больницу. Этот визит она не может забыть уже 20 лет

В учебном центре для стимулирования продаж можно внедрить накопительную систему бонусов, при этом часть оплаты за курс будет оформлена как бонус для покупки следующего. Именные карты можно оформить фотографией ученика и нанести на них штрихкод, по которому автоматически будет производиться регистрация посещений занятий. Посещаемость фиксируется и в расписании занятий, поэтому никто не сможет посетить больше занятий, чем было оплачено. При этом программа различает неявку по уважительной причине и прогулы, в первом случае сохраняя занятие клиенту, во втором – списывая его, как состоявшееся. И это еще далеко не все полезные функции.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Buzz
Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники